Kanuni na sheria za msingi za adabu za biashara kwa mfanyakazi wa ofisi na mtumishi wa umma

2024 Mwandishi: Henry Conors | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2024-02-12 13:08

Unapoanza kufanya kazi, hivi karibuni utagundua kuwa uwezo wa kufuata sheria za msingi za adabu za biashara huchangia mafanikio ya kitaaluma katika nyanja yoyote na inathaminiwa kama sifa za biashara. Itakusaidia kuingia kwa urahisi katika timu yoyote na kupata uaminifu kwa wafanyakazi wenzako na wasimamizi kwa haraka, hasa ikiwa utaweza kutambua kwa haraka tofauti kati ya adabu za kibiashara na za kilimwengu na kujifunza kuchagua njia sahihi ya tabia.

Maadili ya kimsingi ya biashara

Tabia njema katika ofisi au ofisi ya serikali ni tofauti kwa kiasi fulani na ile inayochukuliwa kuwa ya staha (mazoea) nje.

• Kama kiongozi ni mwanamume, wanawake wasitarajie kuamka wanapoingia ofisini. Ingawa kuna wanaume waliolelewa vizuri kati ya wakubwa ambao wana tabia hii iliyoletwa kwa kiwango cha reflex na ambao huamka kila wakati mwanamke anapoingia kwenye chumba, hii ni ubaguzi. Na basi iwe nzuri, lakini bado sauti ya kidunia katika kazi haifai. Ofisini,katika wakala wa serikali, bosi wa kiume anapitia mlangoni kwanza, na unapokuwa kwenye safari ya kikazi, yeye huingia kwenye gari kwanza.
• Maneno "asante" na "tafadhali" katika mpangilio wa kazi yanapendeza hata zaidi kuliko katika "maisha ya kijamii". Washukuru wenzako kwa huduma yoyote, hata isiyo muhimu sana, na usisahau kuhusu "neno la uchawi" unapotuma ombi au tu kuwasilisha agizo kutoka kwa wakubwa wako kwa mmoja wa wafanyikazi.
• Tabasamu kila wakati unapowasalimia wenzako na warudishe kwa tabasamu.
• Ongea na watu kwa sauti ya utulivu, ya kirafiki na waonyeshe dalili za kuwa makini, bila kujali jinsia zao.
• Ikiwa mwanamume anayekutangulia hadi mlangoni ana nyaraka nyingi, mpitie ili ufungue mlango na umruhusu apite. Usaidizi katika ofisi unapaswa kuwa mtu ambaye ni rahisi zaidi na rahisi, hata hivyo, katika mahusiano rasmi kuna uongozi wa wazi ambao unapaswa kujisikia na kudumisha. Hii haimaanishi kuwa unapaswa kuwa na haya mbele ya wakubwa wako au kuonyesha umakini zaidi kwa kila neno, hapana, lakini unapaswa kumpa heshima inayostahili.

Sheria zinazokubalika za adabu za biashara zinaweza kutofautiana kwa kiasi kikubwa sio tu katika tasnia tofauti, bali pia katika kampuni binafsi. Walakini, kuna sheria ambazo lazima zifuatwe na wafanyikazi wa ofisi na wafanyikazi wa serikali. Miongoni mwao ni utunzaji wa wakati, kufuata picha ya kampuni katika mavazi, uwezo wa kuweka siri na uwezo wa kuacha matatizo ya kibinafsi nje ya kazi. Hebu tuzungumze kuhusu kila mojawapo ya sheria hizi kwa undani zaidi.

Haja ya kufanya kila kitu kwa wakati

Sheria za adabu za biashara ofisini, wakala wa serikali zinahitaji kila mara uje kazini kwa wakati, ukamilishe kazi zote kwa wakati. Ucheleweshaji, ucheleweshaji wa kazi ambao lazima uwasilishwe kwa wakati ulioahidiwa haukubaliki.

Usikose kamwe mkutano wa biashara, njoo kwao mapema ili usihatarishe sifa ya kampuni, na sio yako tu. Ikiwa unahitaji kuchelewa, onya juu yake mapema, mamlaka inapaswa kufahamu mahali ulipo. Kumbuka kwamba utunzaji wa usahihi, ushikaji wakati katika mambo yote ni kanuni za lazima za adabu ya biashara kwa mtumishi wa umma na mfanyakazi wa ofisi, na pia udhihirisho wa heshima kwa wengine, asili kwa mtu yeyote aliyeelimika.

Jinsi ya kuvaa vizuri kwa ajili ya ofisi au huduma ya serikali

Msimbo wa kawaida wa mavazi ya biashara lazima ufuatwe.

• Mwonekano wa mfanyakazi unapaswa kuendana na taswira ya kampuni, na hivyo kuunda hisia ya kupendeza, na unapofanya kazi katika wakala wa serikali, hii ni muhimu zaidi.
• Wanawake wanatakiwa kuvaa sketi na gauni zisizozidi goti, suti za suruali zilizobadilishwa zinaruhusiwa. Haikubaliki kuvaa nguo za rangi angavu na zinazong'aa pamoja na sequins, rhinestones na nguo za kubana kufanya kazi ofisini.
• Wanaume wanapaswa kushikamana na mavazi ya biashara, kuvaa suti, suruali, mashati yenye tai au bila tai. Jeans na sweta ni bora zaidi kutojumuishwa kwenye wodi ya kazi.
• Unaweza kuvaa kwenda kazinivito vya kiasi vinavyolingana na vazi hilo, pamoja na maelezo mengine ya vazi hilo.

Sera ya faragha

Lazima uweze kutunza siri za kampuni, muamala wowote, bila kupanua mada hii na wenzako au na wapendwa wako. Usisome barua zilizokusudiwa watu wengine, sambaza ujumbe wote kibinafsi, bila waamuzi na watu wasioidhinishwa. Ikiwa unahitaji kutuma faksi, piga simu anayeandikiwa mapema ili awe karibu na aweze kupokea hati au barua binafsi. Usichanganye maisha yako ya kibinafsi na kazi, usizungumze juu ya shida maishani, tafuta faraja au uombe msaada kutoka kwa wenzako. Katika ofisi, ni muhimu kudumisha utulivu na hisia nzuri, bila kujali hali mbaya. Sheria hizi za adabu za biashara kwa afisa wa serikali na mfanyakazi wa ofisi lazima zifuatwe kikamilifu.

Wewe na bosi wako

Sheria za adabu za biashara kwa wasaidizi humaanisha rufaa ya mbali, isiyojulikana kwa msimamizi. Hata kama bosi (bosi) ni msichana au kijana mdogo tu kuliko wewe, inafaa kusema "wewe". Ikiwa uko katika ofisi ya meneja, na mpenzi wa biashara au bosi mwingine anaingia, ikiwa unakaa au kuondoka, lazima aamue ikiwa anakuuliza uondoke, hakuna sababu ya kujisikia vibaya. Ikiwa bosi wako anakutukana mbele ya watu usiowajua, usijibu vibaya. Ikiwa umekasirika, usiruke nje ya ofisi, jaribu kwenda nje kwa utulivu na kutafuta mahali pa faragha ambapo unaweza kutuliza. SivyoJadili kilichotokea na wenzako. Unaweza kutatua mambo na meneja wakati wa kupumzika, kusikiliza kwa utulivu matakwa yake na kuelezea malalamiko yako. Juu ya bosi, ni vigumu zaidi jukumu lako, na katika hali fulani ni muhimu kukumbuka sheria za etiquette ya biashara. Ikiwa mtu anayeheshimiwa hasa anahitaji kusindikizwa chini ya ukanda wa taasisi, unahitaji kufungua milango ili kuruhusu mgeni muhimu apite, na kisha usonge karibu naye, ukiwa nyuma ya robo tu ya hatua. Ikiwa uma za ukanda, utahitaji kuonyesha mwelekeo kwa ishara ya neema. Ukanda ukiwa na upepo, unaweza kusema "Acha nikutembeze" kisha usonge mbele kwa ujasiri.

Maneno machache kuhusu tabia mbaya

Kuna kanuni na sheria za adabu za biashara ambazo hazieleweki kwa wafanyikazi wote: usisome barua za watu wengine, ongea kwa kujizuia na adabu, kuwa na urafiki na wenzako na uweke umbali kutoka kwa wakubwa. Lakini wakati mwingine kazini, ubaguzi hufanywa kwa sheria hizi, kwa mfano, wakati unahitaji kupata hati kwenye dawati la mfanyakazi mwingine ambaye hayupo. Tabia ya jumla katika huduma na katika ofisi inapaswa kuwa ya heshima, na tabia isiyofaa. Unahitaji daima kufuatilia tabia yako, jinsi unavyotembea, kuwasiliana, kukaa. Kumbuka kwamba ni jambo lisilofaa kugusa pua, masikio, nywele au sehemu nyingine za mwili hadharani.

Nini haipaswi kamwe kufanywa mahali pa kazi:

• Tafuna, ng'oa meno yako.
• Kugugumia kalamu, penseli, karatasi au misumari.
• Vipodozi sahihi, manicure, kupaka rangi midomo mahali pa kazi - hizi ndizo sheria za msingiadabu za biashara kwa katibu.
• Piga miayo bila kufunika mdomo wako.
• Weka miguu yako juu ya meza, vuka miguu yako

Inahitajika kila siku:

• Safi nguo, nywele, mwili, tumia deodorant, lakini sio manukato.
• Beba leso nadhifu.
• Tunza afya ya meno yako.

Sheria na matakwa haya ni kanuni muhimu za adabu, hukuruhusu kuwa sio tu mfanyakazi mzuri, wa thamani, lakini pia mtu wa kupendeza ambaye unataka kushughulika naye. Mwonekano ndiyo njia bora ya kuonyesha heshima kwa watu wengine.

Sheria za tabia njema katika kushughulika na wenzako

Unapoanza kufanya kazi ofisini kwa mara ya kwanza na kufahamiana na wenzako, unaanza kujenga uhusiano ambao utaamua hali ya hewa katika timu na matokeo ya kazi ya kawaida. Jinsi ya kuishi ili kuwashinda? Kuwa na urafiki na kila mtu, lakini usijaribu kuwa karibu na mtu mmoja mara moja, jipe muda wa kuwajua watu zaidi. Jisikie huru kuuliza wafanyakazi kuhusu kazi, lakini usiwe na mazungumzo ya kibinafsi nao mwanzoni. Usijali ikiwa haukuweza kujiunga na timu tangu siku ya kwanza, hakuna chochote kibaya na hilo. Daima uwashukuru wafanyakazi wenzako kwa usaidizi wao na kumbuka kutovuka kanuni za adabu za mawasiliano ya biashara.

Kwa mfano:

• usiwaudhi wenzako na mazungumzo yako na usiingilie mazungumzo ya watu wengine;
• usimbe na usisikilize umbea,usisikilize za watu wengine.simu;
• usijadili masuala ya afya na utendaji kazi wa mwili na wenzako;
• usijaribu kueleza au kulazimisha maoni yako ya kibinafsi wakati wowote;
• usimkemee mtu yeyote mbele ya wageni, hata kama uko sahihi mara tatu, ulishindwa kujizuia ghafla - omba msamaha mara moja;
• usijifanye una shughuli nyingi kuliko wengine, wakati mwingine unaweza kuwauliza wenzako kwa adabu wasipige kelele, bali fanya kwa adabu na bila kupiga simu;
• usiwe mbinafsi, katika bidii yako rasmi, jaribu kutowadhuru wenzako ili kujipatia faida fulani au kujipendekeza kwa wakubwa wako.

Na kanuni kuu ya adabu za biashara, kwa mfanyakazi wa ofisi na mfanyakazi wa serikali, ni: lazima uwe na adabu, busara, adabu na mvumilivu unaposhughulika na wenzako na wasimamizi, usiendelee kamwe kuhusu hisia zako.”

Etiquette ya simu kwa katibu

Maoni ya kwanza kuhusu kampuni mara nyingi hufanywa kupitia simu, na ni vigumu kuondoa maoni mabaya ya kwanza. Mara nyingi, unapoita kampuni kwenye biashara, unaweza kupata jibu ambalo halihusiani na adabu ya biashara au sheria rahisi za adabu. Wafanyakazi wengine hujibu simu ya ofisi kana kwamba wanafanya upendeleo, wengine hawaoni kuwa ni muhimu kutaja kampuni au idara. Na kila mtu anajua jinsi inavyopendeza kuzungumza kwenye simu baada ya hapo na watu wenye adabu ambao hujibu haraka, kwa urafiki na kueleza nia yao ya kusaidia.

Simu hujibiwa na katibu, lakini sio yeye tu, bali wafanyikazi wote wanapaswa kujua sheria za msingi za adabu ya mawasiliano ya biashara, ambayo ni muhimu kufuata wakati wa kuwasiliana kwa simu.

• Usiwafanye watu wangojee jibu, chukua simu mara moja na ujibu. Ikiwa huwezi kuzungumza, omba urudie, usifanye mpigaji kusubiri. Na kuunganisha muziki kwenye mstari ili kujaza pengo kunachukuliwa kuwa tabia mbaya.
• Mara tu baada ya kuchukua simu, sema, taja kampuni yako na ujitambulishe. Ikiwa unafanya kazi katika taasisi kubwa, unahitaji kutaja idara mahususi ili kumsaidia mpiga simu kutafuta njia yake.
• Simu inapoombwa mtu mwingine, ukubali ujumbe au ujitolee kumpigia baadaye.
• Wakati wa mazungumzo, jidhibiti na utende ipasavyo hata ukiwa na wateja wenye akili polepole. Ikiwa mtu huyo ana hasira, msaidie atulie, lakini kwa kujibu tusi, kata simu tu.
• Tazama hotuba yako na uchague maneno yako, kumbuka kuwa jargon katika mawasiliano ya biashara haifai kabisa. Usiseme kamwe "ndio" au "sawa", "ndiyo", "sawa" au "bila shaka".
• Shika simu kwa mikono yako, sio katikati ya bega na kidevu chako, zungumza kwa uwazi na moja kwa moja kwenye maikrofoni, sio zamani. Na kamwe usiseme kwa kinywa chako kikiwa kimejaa.
• Unapopiga simu, salamu na ujitambulishe mara moja wewe na kampuni unayowakilisha. Kuwa mstaarabu, mfupi, na muwazi.

Etiquette za biashara katika kushughulika na wageni

Wafanyakazi wa serikali na wafanyakazi wa ofisiniwafanyakazi mara nyingi hupokea wateja katika ofisi zao. Tabia njema ni muhimu sana hapa, watu wanapenda kushughulika na mtu anayewaonyesha heshima. Sheria za etiquette kwa mawasiliano ya biashara na tabia lazima zizingatiwe katika kila kitu: wote katika kukutana na mgeni mlangoni, kumsaidia kuvua nguo, na kutomzuia kusubiri. Ikiwa bado unapaswa kusubiri, hakikisha kuomba msamaha, hata kama kosa la ucheleweshaji huu sio lako, mpe chai au kahawa. Wasalimie watu kwa tabasamu la urafiki, jaribu kufanya mawasiliano yasiyo rasmi, lakini usiwahi kusengenya chochote. Katika mazungumzo, weka umbali wako, lakini uwe sahihi, mstaarabu na mvumilivu. Wasindikize wageni kwenye mlango wa ofisi kana kwamba ni wageni wako.

Toni nzuri katika herufi za biashara

Sheria za adabu za mawasiliano ya biashara huathiri mwonekano na yaliyomo, yaliyomo kwenye barua yenyewe. Kabla ya kuandika, unahitaji kuteka mpango ambao utakusaidia kwa ufupi na kwa uwazi kusema kiini cha jambo hilo. Wakati huo huo, ni muhimu kuzingatia sheria kadhaa za lazima za kufanya mawasiliano ya biashara.

1. Herufi lazima iandikwe ipasavyo kulingana na mtindo, tahajia na uakifishaji.
2. Ujumbe rasmi huchapishwa, hii ni ishara ya heshima kwa anayeandikiwa.
3. Kulingana na sheria za tabia njema, hakuna barua, isipokuwa shukrani, haipaswi kubaki bila kujibiwa.
4. Herufi lazima iungwe vizuri, ni kawaida kuandika herufi za biashara kwenye karatasi nyeupe A-4 pekee.
5. Daima weka herufi zako chini kushoto na uache saini ya kibinafsi, jina la mwisho naherufi za mwanzo.
6. Unapohutubia, ni desturi kutumia neno "mpendwa (s)", na unapotumia kiwakilishi cha kibinafsi "Wewe", liweke kwa herufi kubwa.

Kwa kumalizia

Ukamilifu hupatikana kupitia bidii na marudio. Jitahidi kuwa bora katika kila kitu, tangaza sheria za adabu ya biashara - kwa njia ya kushikilia, kwa njia ya kuzungumza na kusonga, lakini usisimame tu kwa udhihirisho wa nje wa tabia njema, rekebisha mapungufu ya tabia yako mwenyewe, kuwa mwangalifu. kwa wenzako, jifunze uvumilivu na subira, jitendee mwenyewe na uwatendee watu wengine kwa heshima sawa. Ukifanya kazi kwa bidii, hivi karibuni utaona matokeo ambayo yatabadilisha maisha yako.