Udhibiti wa hati ni kiungo muhimu katika kazi ya ofisi

2024 Mwandishi: Henry Conors | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2024-02-12 13:15

Mtiririko wa kazi unaeleweka kama sheria ambazo kwazo masuluhisho yaliyotiwa saini yanakuzwa ndani ya biashara au taasisi kuanzia mara yanapopokelewa hadi kwenye hifadhi ya kumbukumbu. Msingi wa dhana hii ni upokeaji wa hati, kuzingatiwa kwake, uhamisho kwa mashirika ya utendaji, hatua za shirika za utekelezaji, uthibitishaji, utekelezaji, uhifadhi.

Huu ni mchakato unaozingatia matukio ya usogezi wa hati pamoja na kasi ya kusogezwa kwake kupitia matukio haya. Mtiririko wa hati ni mchakato ambao lazima uhusishwe na shughuli za taarifa za chombo cha usimamizi, na kuweka kumbukumbu kwa kila uamuzi wa mtu binafsi, kuhifadhi hati mpya zilizopokewa.

Idadi kubwa ya mapungufu katika shughuli za vifaa vingi vya usimamizi imeunganishwa haswa na shirika duni la usafirishaji wa hati. Kwa mfano, mchakato wa kusambaza hati ya uamuzi wa usimamizi unapaswa kujumuisha vipengele vitatu vya lazima:

• usaidizi wa taarifa kwa uamuzi unaofanywa (hii ni pamoja na taarifa za kuaminika,kuthibitisha usahihi wa uamuzi);
• kuandika uamuzi wenyewe (hati ya udhibiti);
• udhibiti wa utekelezaji (unaojumuisha upangaji wa kazi iliyopendekezwa, mbinu za kukamilisha kazi, kufuata masharti na makataa).

Kama inavyoweza kuonekana kutoka kwa mfano hapo juu, mtiririko wa kazi ni mkusanyiko wa taarifa kwa msingi ambao uamuzi wa kiutawala utatolewa; maandalizi ya uamuzi yenyewe, ikiwa ni pamoja na kuhariri, kuratibu, kuandaa hadi kupitishwa. Hatua zote hapo juu zinahitaji harakati ya hati sio tu kati ya mgawanyiko wa kimuundo wa biashara, lakini pia kati ya wasanii, kutoka kwa mafundi, wataalamu, hadi wasimamizi. Hitimisho kutoka kwa mfano huu ni kama ifuatavyo: kadiri kasi ya uhamishaji wa hati inavyoongezeka, ubora wa utekelezaji wake katika kila hatua mahususi unavyoongezeka, ndivyo mchakato wa usimamizi wa biashara kwa ujumla unavyokuwa bora zaidi.

Neno lenyewe lilionekana kwenye fasihi mapema miaka ya 1920. Kisha iliaminika kuwa mtiririko wa kazi ni shirika la kazi inayolenga ujenzi wa busara wa vifaa vya serikali kwa ujumla, usambazaji wa majukumu kati ya wasanii na huduma mbalimbali. Mnamo 1931, Taasisi ya Teknolojia ya Usimamizi ilifanya jaribio la kwanza la kudhibiti kanuni za sare za shirika la kazi ya ofisi. Sheria ziliwekwa kulingana na ambayo kukubalika na utoaji wa nyaraka, sheria za utekelezaji, na udhibiti wa kusaini unapaswa kufanyika. Hatua zifuatazo za maendeleo ya kiuchumi zilipokea udhibiti wa kisheria wa dhana kama vilekazi ya ofisi, ambapo msisitizo kuu ulikuwa juu ya shughuli za kiufundi za mtu binafsi. Mpango wa usimamizi wa hati haukutajwa na vitendo hivi vya kisheria, ingawa kwa kweli yote yalikuja kwa kuandaa harakati za hati. Kuanzia mwaka wa 1974, hati kuu ilitiwa saini ambayo inadhibiti mchakato mzima wa usimamizi wa hati, ambao bado unatumika.

Sehemu hii ya sheria inaitwa "Mfumo Mmoja wa Kudhibiti Rekodi za Jimbo" (USSD), aya ambazo zimetolewa kwa mpangilio wa uhamishaji wa hati, mbinu za kiteknolojia za uchakataji na utumiaji wa sheria zao. Mkusanyiko huu unaunda kanuni ya msingi: "Mtiririko wa hati ni harakati ya uendeshaji wa hati kwenye njia fupi, ikiwa ni pamoja na muda wa chini na gharama za kazi." Ni kwa kutumia sheria iliyoidhinishwa kwa vitendo, mtu anaweza kutegemea kuboresha maisha ya idadi ya watu nchini, ukuaji wa uchumi wa serikali.

Ili kufikia malengo haya, viongozi mahiri, wenye nidhamu na wanaowajibika wanahitajika, ambao kwao kuanzishwa kwa mtiririko wa kazi kulingana na USSD kutakuwa jambo la heshima na dhamiri.