Ili kudhibiti shirika ipasavyo, unahitaji kujua viashirio vingi vya takwimu. Badala ya maelfu ya maneno yasiyo na maana, ushawishi wa kihisia na ushawishi, meneja anaweza kuangalia nambari zinazoonyesha kwa hakika hali ya mambo na kazi ya wafanyakazi. Ufanisi ni, kwanza kabisa, kiashiria cha takwimu. Katika makala haya, tutazungumzia jinsi ya kuipima kwa usahihi na kwa haraka.
Vipengele vikuu vya kiashirio hiki hukuruhusu kubainisha ufanisi wa mchakato katika ngazi yoyote ya shirika. Wanaweza kutumika sio tu kutathmini kazi ya kampuni na idara zake, lakini pia ya wafanyikazi binafsi. Mfumo wa KPI (Key-Pi-ay) utakuwezesha kutathmini ufanisi kwa usahihi wa juu. Hii pia itaokoa muda wa kufanya maamuzi na kuweka kazi za ufuatiliaji. KPI pia hukuruhusu kuboresha na kujenga mfumo mwafaka wa malipo.
KPI imetafsiriwa kutoka kwa Kiingereza kama "viashiria muhimu vya utendaji". KwaWakati wa kuandaa mfumo kama huo wa viashiria, mahitaji kadhaa lazima yatimizwe. Kwanza, kila kiashiria kinapaswa kuelezewa kwa uwazi na kwa kueleweka, na sio kuingiliana na viashiria vingine. Pili, kiwango chochote au kiashirio lazima kiweze kufikiwa katika muda uliopangwa; kwa maneno mengine, hakuna haja ya kujaribu kwenye
yenyewe jukumu la Icarus, ni muhimu kutathmini hali halisi kwa kiasi. Tatu, kiashirio lazima kiwe na maana na kiakisi kitengo maalum cha shirika au mchakato. Nne, kiashiria kinapaswa kuwa ndani ya mfumo wa watu hao ambao wako chini ya tathmini yake. Tano, viashiria vinaweza kuonyesha shughuli za kampuni nzima, yaani, zinaweza kuwa za jumla au za kibinafsi na zinaonyesha kazi ya mgawanyiko wa mtu binafsi. Katika kesi ya mwisho, zinaonyesha madhumuni ya vitengo hivi ili kupima kwa usahihi utendaji. Orodha hii rahisi ya mahitaji itakusaidia kuepuka makosa ya kawaida na kuongeza msingi wa shirika lako.
Ufanisi wa wafanyikazi, kwanza kabisa, unachangiwa na hamu yao ya kuhusika katika utimilifu wa kazi walizokabidhiwa. Ushiriki wa wafanyikazi unaweza kupatikana ama kupitia motisha ifaayo isiyo ya nyenzo, au kupitia motisha za kifedha. Kwa hivyo, tutaelezea kwa ufupi jinsi ya kutumia mfumo wa KPI kuunda ujira. Hapo awali, unahitaji kuunda safu ya viwango vinavyofanya kazi kwenye
mradi fulani. Kwa mfano, katika nafasi ya kwanza wakati wa kuunda bidhaa au huduma, kunaweza kuwa na Mkurugenzi Mtendaji, kwa pili - usimamizi,na juu ya tatu - wafanyakazi wa kawaida. Kisha unahitaji kufafanua hesabu ya viashiria. Kama sheria, inafanywa kwa kugawa faida ya shirika na idadi ya gharama. Pia inahitajika kuteka mfumo wa tathmini na mafao, kulingana na jinsi mradi wa mwisho unakamilishwa. Kwa hivyo, kwa mfano, 30% ya kazi iliyofanywa inaweza kutathminiwa kama "alama ya chini" ambayo hakuna ziada ya ziada. Ikiwa kazi imekamilika kwa 120%, basi, ipasavyo, inapata alama ya juu. Kulingana na tathmini, bonasi hutolewa kwa kila mfanyakazi aliye juu ya viwango vilivyowekwa.
Usisahau kuwa ufanisi ni kiashirio cha takwimu, kwa hivyo unahitaji kusoma fasihi ya kiuchumi, takwimu na hisabati.
