Neno itifaki liko kwenye midomo ya kila mtu. Wafanyakazi wa ofisi huisikia mara kwa mara wakati wa mikutano, maafisa wa polisi huitumia katika shughuli zao za kitaaluma, na wakuu wa nchi na wanadiplomasia wanalazimika kuzingatia sheria zilizowekwa naye. Itifaki ni nini? Tutapata hapa chini.
Maana ya itifaki
Kama maneno mengine mengi, neno hili lina maana kadhaa. Yote inategemea uwanja wa shughuli ambayo dhana inayotaka inatumika. Kwa hivyo, hebu tuangalie hali za kawaida wakati ni kawaida kuzungumza juu ya itifaki.
Inapokuja katika mazingira ya biashara, itifaki ni hati inayoelezea tukio linalofanyika (mkutano, mkutano, bodi ya wakurugenzi, n.k.).
Tayari tumetaja hapo juu kuhusu polisi, ambao pia mara nyingi huchora hati kama hiyo. Katika kesi hii, kuanzishwa kwa ukweli wa uhalifu au kosa kunamaanisha.
Katika muundo wa kimataifa, itifaki ni seti ya sheria zinazopaswa kufuatwa wakati wa mikutano rasmi kati ya maafisa wa serikali, pamoja na wanadiplomasia. Kwa mfano, kuna itifaki ya mikutano ya wakuumajimbo au kumtembelea Rais.
Hata hivyo, katika makala haya tutaangazia dhana ya itifaki za biashara.
Dakika za mkutano
Mikutano ya biashara ni sehemu muhimu ya michakato yote katika mazingira ya biashara. Wanaweza kuchukua nafasi rasmi, kwa kuzingatia muda uliowekwa na tu katika ofisi. Tarehe za biashara zisizo rasmi pia ni maarufu sana. Katika kesi ya pili, unaweza kufanya bila uthibitisho wa itifaki wa mazungumzo. Ikiwa mkutano ni rasmi, basi lazima uandikwe kwa mujibu wa sheria zote.
Dakika huwekwa na katibu au mtu mwingine aliye na mamlaka kama hayo. Ili kuendelea na mtiririko wa mazungumzo, jaribu kutafuta orodha mbaya ya masuala ambayo yatajadiliwa kwenye mkutano. Itakuwa muhimu pia kuwa na kinasa sauti ili usikose maelezo, kwa sababu itifaki ni maelezo ya kina ya tukio la biashara.
Majina ya waliopo na wasiokuwepo yanastahili kurekodiwa. Kwa ajili yako mwenyewe, unaweza kuandika maelezo kuhusu eneo la kila mtu aliyefika kwenye mkutano ili kuonyesha uandishi wa maneno fulani bila makosa.
Mwanzoni mwa kila mkutano, mpangilio ambao maswali yatazingatiwa huamuliwa, hakikisha umeiandika kwa neno moja.
Ikiwa kulikuwa na kura kwenye mkutano, basi onyesha matokeo yake (ni watu wangapi walipiga kura "kwa" na wangapi walipiga kura "dhidi"). Katika kesi wakati kulikuwa na idadi ndogo ya waliohudhuria kwenye mkutano, una nafasi pia ya kuweka alama kwa majina na ukoo wa wale wote waliopiga kura.
Usicheleweshekuwasilisha itifaki kwenye kichomea nyuma, kwa sababu katika wakati huu unaweza kusahau maelezo ya mkutano.
Dakika za mazungumzo
Mazungumzo hutofautiana na mkutano wa kawaida wa biashara kwa kuwa kwa kawaida hujadili suala moja au kadhaa ambazo huwa na jukumu kubwa kwa pande zote mbili. Katika kesi hii, itifaki ni fursa ya kurekodi nuances yote ya mazungumzo na mahitaji ya vyama. Suala linaloshughulikiwa huwa halitatuliwi mara tu baada ya mazungumzo ya kwanza, kwa hivyo wakurugenzi au wafanyakazi wengine wanahitaji muda na taarifa kamili kuhusu mkutano.
Itifaki ya mazungumzo imeundwa kulingana na kanuni sawa na hati yoyote ya biashara.
Ni muhimu kuashiria tarehe ya tukio lililofafanuliwa, nambari ya hati na toleo kamili la mada. Hii inafuatwa na utangulizi, ambao unaonyesha orodha ya waliopo na masuala makuu ya majadiliano.
Katika sehemu kuu, habari kawaida hugawanywa katika sehemu tatu: "Iliyosikizwa", "Ilizungumza", "Iliamua". Katika toleo kamili la itifaki, maneno ya wasemaji wote yamenukuliwa neno moja. Katika hali nyingine, dondoo kutoka kwa itifaki pia hutolewa, ikinakili sehemu fulani yake.
