Usajili ndio mpangilio katika uhifadhi

2024 Mwandishi: Henry Conors | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2024-02-12 13:15

Sajili ni orodha au orodha. Kulingana na tafsiri nyingine, neno hili linamaanisha kitabu cha kurekodi hati, mali na mambo mengine.

Wakati wa kazi wa kampuni yoyote, hati zinazoakisi kiini cha shughuli zake huundwa. Idadi ya karatasi kama hizo inakua kila wakati. Uhifadhi na uharibifu wa rekodi kama hizo unategemea kanuni zilizowekwa na mashirika ya shirikisho.

Ili kampuni isiwe na nyumba iliyo na karatasi, usajili unahitajika. Idadi kubwa ya hati zinahitaji kupangwa na kupangwa. Usajili ni mfumo ambao utarahisisha kazi kwa kiasi kikubwa na karatasi na kukuwezesha kuzipata kwa muda mfupi iwezekanavyo.

Kuhifadhi na kuhifadhi hati ni kazi inayohitaji nguvu nyingi. Lakini kila biashara kubwa inapaswa kutekeleza mfumo kama huo. Kiasi kikubwa cha taarifa za karatasi na dijitali huingizwa kwenye rejista ya hati.

Wataalamu hufanya kazi na data yoyote:

- masuala ya mikopo na bima;

- kandarasi za tume;

- kusambaza bili za njia;

- hati za uhasibu na wafanyikazi, n.k.

Kazi ya kusajili inajumuisha:

1. Kuorodheshwa na wataalamu katikajedwali la yaliyomo katika kila kesi ya orodha ya hati ambazo ni sehemu yake.
2. Kuingiza orodha hii kwenye sajili ya kielektroniki.
3. Kuweka muda wa kubaki kwa kila aina ya hati au kikundi chake.
4. Ikiwa kipochi kimehifadhiwa kwenye kumbukumbu, basi nambari ya kisanduku kilipo itaonyeshwa kwenye rejista.

Wakati wa kuunda kazi mpya ya kiufundi ya mradi unaopendekezwa, kiasi cha taarifa kitakachowekwa kwenye orodha hubainishwa.

Rejesta ni orodha ya habari inayowekwa kwenye jarida au kwenye vyombo vya habari vya kielektroniki. Kila kikundi cha hati kina jedwali fupi la yaliyomo. Sampuli ya uorodheshaji:

- faili za kibinafsi za idara ya wafanyikazi;

- hati za uhasibu za kampuni;

- ilihitimisha makubaliano ya shirika;

- sera za bima;

- mikataba ya mkopo;

- hati za kiufundi kwa mashirika ya usanifu wa usanifu;

- majarida;

- katalogi ya hati zote za kampuni zilizo na orodha au rejista.

Ukusanyaji wa rejista katika kampuni unaweza kupunguza kwa kiasi kikubwa muda wa kupata hati na nyenzo. Katika makampuni makubwa, mtu hawezi kufanya bila hesabu kali na kikundi cha nyaraka zote. Lakini makampuni madogo yanaweza pia kutekeleza mfumo kama huo wa uhasibu.

Shirika linalojishughulisha na biashara ya rejareja huzingatia bidhaa sio tu kwa bei za wazalishaji, lakini pia kwa bei za kuuza. Kwa gharama gani uhasibu wa bidhaa utahifadhiwa, kampuni ya biashara inaamua. Muundo wa beimauzo lazima yameandikwa. Katika rejareja, rejista imeundwa kwa kila bidhaa. Hii hurahisisha kuweka rekodi kwa kila kitengo cha uzalishaji, kwa bei ya ununuzi na mauzo.

Hakuna sampuli moja kulingana na ambayo bidhaa zinatunzwa. Shirika la biashara kwa kujitegemea huchota fomu ya hati "Daftari ya Bei", ambayo ina taarifa kamili kuhusu bidhaa na maelezo yake. Karatasi kama hiyo inakusanywa kila siku kwa bidhaa zote zinazoingia. Mkuu wa kampuni anaidhinisha bei ya reja reja.