Dakika za mkutano: muundo na maudhui

2024 Mwandishi: Henry Conors | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2024-02-12 13:15

Muhtasari wa mkutano ni hati inayoakisi maamuzi yote muhimu ya tukio hili. Uandishi wake usio sahihi, kwa maana na katika utekelezaji, unaweza kusababisha kupingwa na washiriki katika mkutano. Kwa kuongezea, kuna hatari inayoweza kutokea ya kufanya maamuzi yasiyo sahihi ya usimamizi ikiwa kumbukumbu za mkutano wa uzalishaji zina habari potofu. Seti ya mapendekezo rahisi itakusaidia kuipanga kwa usahihi.

Maandishi ya hati hii kwa kawaida huwa na sehemu mbili: utangulizi na kuu. Dakika za mkutano (nusu yake ya kwanza) ni pamoja na maelezo ya vigezo kuu vya tukio: nafasi, jina kamili. wajumbe, mwenyekiti na katibu. Wakati mmoja wa wale waliopo ana hadhi maalum (alikwa, mtaalam, mwangalizi, nk), hii pia imebainishwa katika hati. Ikiwa mkutano ulihudhuriwa na watu wengi, basi kumbukumbu za mkutano zinaweza kuwa na data kuwahusukaratasi tofauti, ambayo ni kiambatisho kisichoweza kutenganishwa cha waraka. Sehemu ya utangulizi inaishia na ajenda, ambayo ina orodha ya masuala yanayozingatiwa. Inapendekezwa kuwapanga kwa utaratibu wa umuhimu, lakini kunaweza kuwa na mambo mengine yanayoathiri mahali katika orodha ya maswali. Kwa mfano, muundo wa ajenda unaweza kutegemea uhusiano wa kimantiki wa sehemu ya masuala yake au uajiri wa watu wanaoshiriki katika tukio hilo. Hati yenyewe imechorwa kwenye barua ya shirika (kitengo chake), lazima ionyeshwe wakati mkutano ulifanyika.

Dakika za mkutano katika sehemu kuu lazima zilingane na sehemu ya utangulizi. Hasa, vitu vyake vinapaswa kwenda kwa mpangilio sawa na katika ajenda. Algorithm ya kuunda maandishi ambayo hurekodi habari kwenye kila kipengee cha ajenda ni kama ifuatavyo: "alisikiliza", "alizungumza", "aliamua". Kanuni kuu wakati wa kuandika sehemu hii ya itifaki ni kwamba haipaswi kugeuka kuwa aina ya nakala.

Hasa, aya ndogo "iliyosikizwa" inaeleza ni nani alikuwa mzungumzaji mkuu kwenye suala hilo, alichopendekeza nini mwishoni mwa hotuba yake. Kulingana na wazungumzaji, inaonyeshwa pia ni nani alisema alichopendekeza. Uamuzi huo hurekebisha msimamo wa mwisho wa wengi wa washiriki wa mkutano. Ikiwa ilipitishwa kwa kupiga kura, basi inaonyeshwa ni watu wangapi walikuwa kwa ajili yake, wangapi walikuwa dhidi yake, pamoja na idadi ya kutopiga kura. Kulingana na umuhimu wa masuala yaliyojadiliwa, jina kamili linaweza kuorodheshwa. watu ambao wamechukua nafasi moja au nyingine.

Muhtasari wa kikao hutungwa na katibu, hati yenyewe husainiwa na msimamizi na mwenyekiti wa kikao. Chanzo cha habari kwa mkusanyiko wake ni rasimu zilizoandikwa kwa mkono, rekodi zilizofanywa kwa kutumia kinasa sauti, nakala. Ikiwa utatuzi wa maswala yaliyotambuliwa wakati wa mkutano unahitaji mamlaka ya afisa wa juu ambaye hakushiriki katika mkutano, idhini ya maamuzi na mkuu huyu inaweza kutolewa zaidi. Itifaki iliyotiwa sahihi na kusajiliwa inaweza kutumwa kama hati moja au kama dondoo kwa maafisa ambao wanashughulikia sehemu tu ya maswali.